Comment préparer son congrès ?

Chers amis, chers collègues

Le bureau du GEM souhaite que notre congrès se déroule de la meilleure façon possible et que des échanges puissent avoir lieu avec la salle. Pour cela, le respect strict de votre temps de communication est impératif.

Voici donc quelques conseils pratiques pour valoriser votre message et être certains de « tenir votre temps ».

Le logiciel utilisé
Suivez les instructions données sur le programme. Cette année les logiciels Powerpoint Mac/Pc et Keynote (Mac) seront disponibles

Le fond d’écran
N’oubliez pas que vous devez être lus depuis le fond de la salle. Le contraste est donc particulièrement important. Utilisez les fonds d’écran fournis par votre logiciel en gardant à l’esprit que les « classiques » ont fait leurs preuves
- Fond bleu, lettres jaunes ou blanches
- Fond gris, clair ou blanc, lettres noires
Le rouge et le vert passent toujours très mal. Ils sont à éviter

Le texte
La couleur dépend du fond.
Sa taille doit être suffisante (police 32/36/40) pour être lisible de loin
Il ne doit pas être trop long : 3/5 lignes maximum, avec 5/8 mots par lignes
Sans tomber dans un style télégraphique, les mots importants seuls doivent y figurer

Les images
Les projecteurs et les logiciels utilisent du 72 dpi, donc inutile de mettre des images en 600dpi qui augmentent le poids de votre présentation sans en augmenter la qualité de projection. Attention à ne pas agrandir une image en 72dpi sous peine de voir apparaître les pixels.
N’utiliser que images en jpg, jpeg ou tif sous peine de les voir disparaître lors de la présentation à l’écran. Il faut donc les transformer avant (Il existe de nombreux logiciels pour cela) et vérifier en salle de pré-projection que les images sont reconnues.

Les vidéos
Elles posent de nombreux problèmes. Dans Powerpoint elles ne pas sont incluses dans la présentation. Il est donc conseillé de faire un dossier dans lequel vous mettrez votre présentation et vos films et de transférer le dossier intégralement sur un support.
Sur PC utiliser des films en .avi ou .mpeg
Sur Mac, utiliser des films en .mov ou .mpeg
Utiliser une compression de type Sorensen ou Cinepak pour que votre présentation ne soit pas trop volumineuse.
Dans Powerpoint, le film doit être intégré par Insertion > vidéos et sons > à partir d’un fichier vidéo
Le logiciel vous demande si vous voulez que votre présentation démarre automatiquement : cochez OUI
Cochez également la case « Boucle » pour que votre film tourne en continu
N’oubliez pas de tester vos films en mode présentation et dans la salle de pré-projection

Le nombre de « diapositives »
On conseille une « diapo » pour 30 secondes. Il faut donc, pour une présentation de 7 minutes prévoir entre 14 et 20 diapositives. Au-delà, n’oubliez pas que votre présentation sera arrétée automatiquement à la 7ème minute.

Lire un texte ?
Lire son texte est souvent un peu soporifique, mais la seule alternative est de le connaître par cœur. On ne peut pas, sauf à se perdre régulièrement, avoir un texte qu’on ne lit pas. Donc soit vous le lisez intégralement, soit vous le récitez par cœur.
Ne lisez pas le texte de vos diapositives, c’est très désagréable pour les membres de la salle. Donnez au contraire les informations importantes, laissez à la salle le temps de lire vos diapositives qui ne reprennent que les idées fortes.

L’entraînement
C’est le temps le plus important. Rédigez votre texte puis, dans Powerpoint, aller dans Diaporama> vérifier le minutage et faites votre présentation. Vous aurez une idée exacte du temps nécessaire, et vous pourrez voir ou gagner du temps (ou en perdre). Après plusieurs essais, vous connaîtrez votre texte par cœur, vous serez dans le temps imparti et votre présentation valorisera le travail que vous avez fait.